دسته‌ها
برنامه ریزی و کنترل پروژه مهندسی صنایع

مدیریت پروژه چابک

به عنوان یکی از شاخص‏ترین روندهای رو به رشد مدیریت پروژه در سال ۲۰۱۴، مدیریت پروژه چابک سرانجام به روزهای اوج خود بازگشته است. این روش مدیریت پروژه، نه به عنوان یک مفهوم جدید، دهه‏های متمادی است که به اشکال مختلف در صنعت توسعه نرم افزار بکار گرفته شده، اما اخیراً به عنوان روشی کارا در سایر صنایع نیز در حال گسترش است.
تکنیک‎‏های مدیریت پروژه چابک مسیری با هزاران کیلومتر فاصله از مسیر تکنیک‏های مدیریت پروژه سنتی نیست. شما در این مسیر همچنان کار یکسانی را انجام داده و به هدف نهایی یکسانی دست می‏یابید، اما با بکارگیری روش چابک، کارها سریعتر و با بهره‏وری بیشتر انجام شده و ریسک‏های پروژه کمتر خواهند شد. چرایی این امر در ادامه آورده شده است.
مدیریت پروژه سنتی
این روش که به آن روش آبشاری نیز اطلاق می‏شود، پرکاربردترین شکل مدیریت پروژه در دنیا بوده و به طور متداول شامل چهار مرحله زیر است:
کشف نیازمندی‏ها
طراحی
توسعه
آزمایش
با تکمیل هر مرحله، کل تیم پروژه به مرحله بعد می‏روند و بدین شکل روشی دارای توالی را ایجاد می‏کنند که تداعی‏کننده حرکتی آبشاری است. با وجود اینکه تمامی پروژه‏ها دربرگیرنده تمامی مراحل نیستند و برخی دیگر از پروژه‏ها شامل مراحل بیشتر می‏باشند، اما بطور خلاصه این روش اجرای پروژه شکل‏دهنده مدیریت پروژه آبشاری است.
مدیریت پروژه سنتی دارای مقبولیت گسترده‏ای است چرا که برای پروژه‏های کوچکتر و با طراحی و تعریف خوب، ارزشمند و کارا است. اما همین روش در رویارویی با پروژه‏های بزرگتر و با موقعیت‏های ناشناخته دچار مشکل خواهد شد. مدیریت پروژه سنتی جهت استفاده در صنایع ساخت و ساز طراحی شده است که در آنها تغییرات نهایی نامحتمل بوده و یا تأثیر هزینه‏‌های شایانی ندارند، به عبارتی دیگر در این گونه پروژه‏ها همه چیز می‏بایست با ترتیبی مشخص اجرا گردد.
مدیریت پروژه چابک
روش چابک از این جهت دارای تفاوت است که همه چیز با هر ترتیبی قابل اجرا است و لزوماً دارای توالی مشخصی نیست. این روش مبتنی بر مدیریت تعاملات انسانی (Human Interaction Management) بوده و با پروژه به عنوان مجموعه‏ای از فعالیت‏های کوچک برخورد می‏کند که برحسب نیاز تعریف و تکمیل می‏شوند. به این ترتیب پروژه‏های بزرگ به اجزای کوچکتری شکسته می‏شوند که با عنوان Sprint (دوی سرعت!) شناخته می‏شوند. هر یک از این Sprint ها به گونه‏ای به چالش کشیده می‏شوند که تا در کوتاه‏ترین زمان ممکن تکمیل شوند.
در روش چابک، مراحل کشف، طراحی، توسعه و آزمایش در هر یک از Sprint ها طی شده و به این ترتیب از انباشت خطاها در پایان پروژه جلوگیری می‏شود. این بدین معنی است که امکان تغییرات عمده در طول عمر پروژه وجود داشته و محصول نهایی می‏تواند با آنچه که در ابتدا تصور شده است متفاوت باشد، اما در صورتی که به شکلی صحیح اجرا شود، مناسب، مفید و بی‏عیب خواهد بود.
برتری با کدام است؟
اینکه کدام روش مناسبترین روش برای مدیریت پروژه‏ شما است تصمیمی است که باید شخصاً اتخاذ نمایید. این انتخاب کاملاً به نوع و ابعاد پروژه وابسته است. پروژه‏هایی که دربرگیرنده صنایع خلاق یا توسعه نرم‏افزار هستند به طور طبیعی بیش از پروژه‏هایی که دربرگیرنده تولید محصولات فیزیکی می‏باشند، از مدیریت پروژه چابک سود می‏برند، چرا که در این گونه از پروژه‏ها امکان ایجاد تغییرات حتی در مراحل پایانی تحویل پروژه فراهم است.
با درنظر گرفتن اینکه نیازمندی‏های پروژه تا چه حد پایدارند، برای پروژه‏هایی که نیازمندی‏های آنها به خوبی تعریف شده و ضروری است مرحله مشخصی تکمیل شود، پیش از اینکه پروژه به مرحله دیگر برود، مدیریت پروژه سنتی پاسخی مناسب‏تر خواهد بود.

دسته‌ها
آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه مهندسی صنایع

آموزش Microsoft Project

آموزش نرم‌افزار Microsoft Project يكی از قوی‌ترين و قديمی‌ترين نرم‌افزارهای موجود كنترل پروژه محسوب می‌شود. اين نرم‌افزار قريب به 10 سال است كه به بازار ايران وارد شده و به شكل گسترده توسط كاربران و برنامه‌ريزان پروژه مورد استفاده واقع می‌شود. مهندسان كنترل پروژه عموماً از اين نرم‌افزار به عنوان ابزاری جهت مديريت زمان پروژه‌ها استفاده می‌كنند. مايكروسافت پروجكت، عليرغم وجود برخی محدوديت‌ها و كمبودها (در مقايسه با نرم‌افزارهای مشابه) به عنوان يك نرم‌افزار كاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ايران روزانه مورد استفاده كاربران بی‌شماری قرار می‌گيرد.
این کتاب تجربه یادگیری چگونگی مدیریت پروژه‌هایتان در Project 2010 را آسان و سریع می‌سازد. با این راهنمای گام‌به‌گام شما می‌توانید از طریق هماهنگ‌سازی و تمرین، مهارت‌های مورد نیازتان را و فقط در زمانی که به آن نیاز دارید، کسب کنید.
مباحث ارائه شده عبارتند از: ساخت یک طرح پروژه و تنظیم مناسب جزئیات؛ برنامه‌ریزی وظایف؛ تخصیص منابع و مدیریت وابستگیها؛ نظارت بر پیشرفت و هزینه‌ها؛ نگهداری پروژه در مسیر؛ ارتباطات محتوای پروژه از طریق نمودار گانت و دیگر نماها و مرور سیستم‌های مدیریت پروژه سازمان و سایر موارد میباشد.
آموزش نرم‌افزار Microsoft Project

دسته‌ها
برنامه ریزی و کنترل پروژه مهندسی صنایع

فرآیند مدیریت ریسک پروژه

مديريت ريسك به چه معناست ؟

مديريت ريسك پروژه يعني استفاده از مهارتهاي افراد و يا گروهها به منظور حصول اطمينان از شناسايي تمام ريسك‌ها ، اندازه‌گيري و اجراي آنها در پروژه .
هركسي كه با مديريت پروژه و يا فعاليتهاي مياني پروژه‌ها سروكار دارد ، بايستي بداند كه مديريت ريسك چه كاري مي‌تواند انجام دهد .
تلقي افراد از ريسك ، عمدتا تاثير منفي آن بر زمانبندي و هزينه پروژه است . در غالب اوقات ، ريسك معرف اثر منفي بر پروژه تلقي مي‌گردد ؛ در صورتي كه ريسك مي‌تواند دريچه‌اي بر فرصتها ، توسعه ، بهبود و يا تفكر جديد نيز باشد .
استاندارد AS/NZS-4360   ریسک را به صورت زیر تعریف می کند:
« شانس روی دادن چیزی که تأثیری بر اهداف خواهد داشت. »
هم چنین طبق تعریف PMI   ریسک بصورت زیر بیان می شود:
« رویدادی نامطمئن یا موقعیتی که اگر اتفاق بیافتد، بر هدف پروژه تأثیر مثبت یا منفی خواهد گذاشت. ریسک دلیلی دارد و در صورت اتفاق نیز تجربه ای از آن حاصل خواهد شد. »
üتعریف دیگری از ریسک وجود دارد که با تعاریف بالا مغایر است. این تعاریف توسط نویلتوربیت ارائه شده است که به صورت  زیر می باشد:
« ریسک چیزی است که ممکن است اتفاق بیافتد و در صورت وقوع، اثر نامطلوبی بر پروژه خواهد داشت. »
ریسک همواره دارای دو جنبه مثبت و منفی است، به جنبه مثبت هر ریسک فرصت و به جنبه منفی آن تهدید گفته می شود.
در راهنماي پيكره دانش مديريت پروژه PMBOK ، مديريت ريسك شامل چهار فرايند به شرح زير معرفي گرديده است :
1- شناسايي و تعيين ريسك .
2- تجزيه و تحليل ريسك .
3- واكنش به ريسك .
4- كنترل واكنش به ريسك .
هريك از فرايندهاي فوق در مديريت ريسك داراي مجموعه‌اي از وظايف و مسئوليتها هستند . اجازه دهيد با تعريف يك مجموعه از ريسك ، مطلب را آغاز كنيم :
يك مجموعه از ريسك عبارت است از گروه‌بندي رويدادهاي ريسك بر حسب نوع و يا پروژه .مفاهيم ديگري در PMBOK به شرح زير ارايه شده است :
1- رويداد ريسك ؛ رخدادهاي گسسته با اثرات مثبت و يا منفي بر پروژه .
2- شناسايي ريسك ؛ تعيين ريسك‌هاي محتمل كه بر پروژه اثرگذارند و مستندسازي ويژگيهاي هريك از آنها .
3- كمي كردن ريسك ؛ ارزيابي ريسك‌ها و تبادل آنها به منظور ارزيابي محدوده نتايج پروژه.
4- توسعه واكنش به ريسك ؛ عكس‌العمل نسبت به تغييرات ريسك در طول دوره پروژه .
در گام آتي مراحل اساسي در پياده‌سازي مديريت ريسك را بيان خواهيم نمود …
 

تقسیم بندی انواع ریسک بر اساس توصیف عدم قطعیت بدین صورت می باشد:

1- ریسک های شناخته شده  Known Risks :
ریسک هایی که هم خودشان و هم تأثیرشان شناخته شده هستند.
2- نامعلوم های شناخته شده  Known Unknowns:
ریسک هایی که وجودشان شناخته شده امّا حدود و تأثیر آنها در پروژه ناشناخته است.
3- نامعلوم های ناشناخته   Unknown Unknowns :
آن دسته از ریسک هایی که نه وجودشان و نه تأثیرشان شناخته شده است.
 
مراحل اصلي در پياده‌سازي مديريت ريسك كدامند ؟
بسياري از پروژه‌ها كه فرض مي‌شود تحت كنترل هستند ، با ريسك به عنوان رخدادي شناخته‌ نشده روبرو گرديده و كوشش مي‌كنند آن را كنترل كنند . اكثر پروژه‌ها چنين رخدادهايي را به خوبي از سر رد مي‌كنند ولي با يك تلاش جامع مديريت ريسك ، رويدادهاي ريسك قبل از وقوع شناسايي و كنترل مي‌گردند و يا برنامه‌اي تهيه مي‌شود كه در زمان وقوع اين رويدادها با آنها مقابله كند .
با درنظر گرفتن اين مفاهيم پايه‌اي امكان مقابله با ريسك به وجود مي‌آيد . لذا ابتدا بايد نسبت به شناسايي ريسك‌هاي محتمل پروژه اقدام كرد ؛ اين كار با دسته‌بندي ساختار كارها و با پرسش چند سوال از خود و يا اعضاي گروه پروژه ، امكان‌پذير است . مثلا : درموقع نياز به منبعي يا منابعي كه در دسترس نيستند چه اتفاقي خواهد افتاد ؟ اگر كنترلي در مورد مولفه‌اي كه بر پروژه اثرگذار است نداشته باشيم چه اتفاقي مي‌افتد ؟ بدترين سناريو چيست ؟ چه چيزي باعث آن مي‌گردد ؟ چه قدر وقوع اين اتفاق محتمل است ؟ عواقب آن چيست ؟
ممكن است سوالهاي ديگري نيز به ذهن شما خطور كند كه البته اين سوالها سرآغاز خوبي است كه شما را در مسير درست هدايت كند . هرچيزي كه به مغز شما خطور مي‌كند فهرست كنيد ، سپس در مرحله بعد تعيين كنيد كه آيا نياز به مقابله و پيشگيري ريسك است و يا بايستي تا زمان وقوع آن صبر كرد . اگر ريسك‌ها را مشخص كنيد و تصميم بگيريد كه هيچ عملي نبايد انجام گيرد باز بهتر از آن است كه آنها را شناسايي نكرده باشيد . پس از اين مرحله تمام ريسك‌هاي شناسايي شده را كمي كنيد ؛ ابتدا ريسك‌ها را دسته‌بندي و سپس احتمال وقوع هر ريسك را تعيين كنيد . براي تخصيص مقادير احتمالي به ريسك‌ها از مقادير پيشنهادي زير مي‌توانيد استفاده كنيد :
قريب الوقوع = 95%
بالا = 85%
محتـــــمل = 60%
متوسط = 50%
ممــــــكن = 40%
پايين = 15%
غيرمحتـمل = 15%
اكنون احتمال وقوع هر ريسك قابل محاسبه است . راه ديگر ، نسبت دادن درصد وزني به هريك از ريسك‌هاست . مشكل اصلي اين روش آن است كه همواره داده‌هاي تجربي به اندازه كافي در دسترس نيستند تا اين كار به دقت انجام گيرد . در اين روش معمولا افراد باتجربه‌ اي مبادرت به اين كار مي‌كنند كه تجارب جامعي از انواع رويدادها در پروژه‌هاي مختلف كسب كرده‌اند ؛ مجموع درصدهاي تخصيصي به رويدادها بايستي صد باشد .
در مرحله بعد به هر ريسك ، يك مقدار نسبت دهيد . اين مقدار مي‌تواند در صورت نياز برحسب هزينه و يا زمان باشد ؛ به عنوان مثال اگر هدف تعيين زمان اتمام پروژه است ، هر ايده‌اي در مورد مدت زمان فعاليتها مي‌تواند يك سناريوي ريسك محسوب شود . در اين مرحله مي‌توان مقدار حقيقي ريسك را با محاسبه حاصلضرب مقادير تخصيص داده شده به ريسك و احتمال وقوع آن به دست آورد و با توجه به نتايج حاصل مي‌توان نسبت به انجام عملي يا به تعويق انداختن آن تصميم‌گيري نمود .

  • بر اساس منابع خطا:

1- ریسک های فنی  :   خطاهای سخت افزاری و نرم افزاری
2- ریسک های برنامه ای :  خطاهای سازمانی و انسانی

  • بر اساس نوع پروژه:

1- ریسک های کسب و کار
2- ریسک های محصول
3- ریسک های پروژه
زمان بندی پروژه
جذب پرسنل
بودجه
محدوده پروژه
ریسک های درونی، برونی و ذاتی سه دسته کاملاَمجزای ریسک می باشند. به عبارت دیگر یک ریسک نمی تواند هم درونی، هم برونی و یا هم ذاتی باشد.این سه گروه از هم مستقل هستند.
منابع ریسک
1- داخلی

  • اندازه پروژه
  • پیچیدگی پروژه
  • نوآوری در پروژه
  • سرعت طراحی و ساخت در پروژه
  • محل فیزیکی

2- خارجی

  • ریسک های اقتصادی
  • ریسک های سیاسی
  • ریسک های اجتماعی
  • ریسک های مرتبط با شرایط جغرافیایی
  • طیف محدوده تکنولوژی

دارایی در معرض ریسک شرکت ها
1- دارایی های فیزیکی : بیمه پذیرند
2- جریان نقدی: بیمه پذیرند
3- حسن نیّت :بیمه پذیر نیستند
4- برتری رقابتی : بیمه پذیر نیستند
بعد از انجام مراحل مديريت ريسك ، مي‌توانيد فرايندهاي نگهداري مجموعه ريسك را آغاز كنيد . براي اين كار بازنگري دوره‌اي ريسك را آغاز كنيد كه مبتني بر پيچيدگي و مدت پروژه و وقوع تغييرات پروژه است .
آغاز اجراي اين كار ممكن است بيهوده و هزينه‌زا به نظر آيد اما چنانچه يكبار اين كار را انجام دهيد و ريسك‌ها را شناسايي و به صورت كمي آنها را كنترل كنيد در آن صورت به ارزش مديريت ريسك پي خواهيد برد . بنابراين در مرحله نخست اقدام به شناسايي ريسك‌هاي پروژه در بالاترين سطح WBS كنيد و از اينكه راه به سطوح پايينتر مي‌يابيد نگران نباشيد . بعد از چند بار انجام اين كار ، مساله خيلي واضح‌تر خواهد شد .
ما در دنياي مخاطرات ريسك زندگي مي‌كنيم . بايد ريسك‌ها را تحليل كنيم ؛ اگر با آنها برخورد داريم بايد آنها را شناسايي و در مجموع تمام ريسك‌ها و عوايد آنها را بايد ارزيابي كنيم . منافع حاصل از مديريت ريسك ممكن است تا غلبه پروژه بر آن ملموس نباشد اما به خاطر داشته باشيد كه كسي كه از برنامه‌ريزي اجتناب كند به طور حتم برنامه شكست پروژه خود را طرح‌ريزي نموده است

دسته‌ها
برنامه ریزی و کنترل پروژه مهندسی صنایع

WBS ساختار شکست کار

قبل از تهیه برنامه زمانبندی پروژه با نرم افزار MSP و یا P6 باید WBS آن تا سطح مورد نظر تهیه گردد. WBS مخفف Work Breakdown Structure بوده و به معنی ساختار شکست کار می باشد.WBS یک ساختار سلسله مراتبی است که پروژه را سطح به سطح به اجزای کوچکتر تقسیم می کند که بتوان پروژه را تحت کنترل و مدیریت خود قرار داد. تعداد سطوح WBS، بستگی به نوع و اندازه پروژه ،پیچیدگی و میزان حد کنترل دارد،هر چه این سطوح بیشتر شکسته شود ،برنامه ریزی و کنترل پروژه جزئی تر و مدیریت(کنترل) آن نیز پیچیده و زمان بر می باشد. WBS شامل لیستی از اقلام قابل تحویل(Deliverables)  پروژه بصورت سلسه مراتبی و تجزیه آنها به بسته های کاری(Work Packages) می باشد.
نکته:
*آخرین سطح از WBS را بسته های کاری 
(Work Packages) می نامند، یک بسته کاری می تواند زمانبندی شده،هزینه آن برآورد و همچنین نظارت و کنترل گردد.اقلام قابل تحویل مختلف می توانند سطوح تجزیه متفاوتی داشته باشند،برای رسیدن به یک بسته کاری،برخی از اقلام قابل تحویل باید فقط در یک مرحله تجزیه شود ،در حالی که برخی موارد دیگر ممکن است تجزیه بیشتری مورد نیاز باشد.
 

هدف از تهیه WBS چیست؟

-WBS به ما کمک می کند تا با دقت بیشتری به تعریف و سازماندهی کل محدوده پروژه(Scope) بپردازیم،هر سطح از این ساختار، اقلام قابل تحویل( Deliverables) یا اهداف پروژه را به تکه های مشخص تر و قابل اندازه گیری تجزیه می کند.
-WBS به ما کمک می کند تا بتوانیم مسئولیت ها را تعیین کنیم،منابع مورد نیاز را برآورد و تخصیص دهیم و همچنین بتوانیم بر پروژه نظارت و کنترل بیشتری داشته باشم.

-تهیه این ساختار به ما این اطمینان را می دهد که هیچ یک از تحویل شدنی های پروژه از قلم نیفتاده باشد و یا یک تحویل شدنی در چند قسمت از WBS دیده نشود.